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In den Hochglanzbroschühren mancher BPMS-Hersteller liest es sich so schön: Künftig müssen nur noch die Fachanwender ihre Abläufe modellieren, und auf Knopfdruck steht eine fertige Workflow-Anwendung zur Verfügung. Ist dies tatsächlich realistisch? Wie weit ist der Weg von aus fachlicher Sicht erstellten Geschäftsprozessmodellen bis zu einem ausführbaren Workflow? Ich habe es einmal anhand eines konkreten Beispiels anhand der kostenfrei verfügbaren Community Edition des Systems Intalio|BPMS ausprobiert.
Ausgehend von typischen fachlichen Modellen wie EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) und Organigramm sowie einem einfachen Datenmodell wurde ein kompletter ausführbarer Workflow erstellt. Dabei ging es nicht nur um den reinen Kontrollfluss, sondern auch um die Erstellung realitätsnaher Benutzer-Dialoge, die z. B. auch Eingabeüberprüfungen übernehmen, um die Definition von benötigten Datentransformationen sowie Regeln zur Auswahl des nächsten Bearbeiters. Es sollten also auch die ganzen Details stimmen. In der Praxis genügt es ja auch nicht, wenn ein Workflow zwar im Prinzip funktioniert, aufgrund vieler Detailprobleme aber nicht wirklich produktiv einsetzbar ist.
Um die wichtigsten Erfahrungen vorweg zu nehmen: Der BPMS Editor von Intalio ist ziemlich leistungsfähig, man kommt schon sehr weit durch reine Modellierung. Auch die prinzipielle Umsetzung der fachlichen Modelle in ein BPMN-Modell sowie Datenstrukturen und Rollendefinitionen für Intalio gelang ganz gut. Richtig aufwändig wurde es, als es ins Detail ging und Datentransformationen, komplexe Bedingungen etc. definiert werden mussten. Dabei wurde deutlich, wie viel in der Praxis anschließend an die Erstellung an ein fachliches Modell noch zu tun ist. Ohne fundierte Informatik-Kenntnisse (in diesem Fall insbesondere XML-Expertenwissen) kriegt man das nicht hin.
In dem Arbeitsbericht sind übrigens alle durchgeführten Schritte im Detail beschrieben, so dass das Vorgehen von jedem Interessierten komplett nachvollzogen werden kann. Auch als Tutorial für die Workflow-Entwicklung mit Intalio|BPMS kann es somit verwendet werden. Eilige können auch das fertig entwickelte Workflow-Modell mit allen benötigten Dateien herunterladen.
Ein sehr schönes, ausführliches und lehrreiches Tutorial, das meiner Meinung nach in erster Linie aufzeigt, dass zum einen die Fachabteilungen kaum in der Lage sein werden BPM- bzw. Workflow Engines ohne „Consultig-Dienstleistungen“ einzusetzen (dafür ist ein relativ umfassendes technisches Verständnis notwendig) und zum anderen der Einsatz von mehreren nicht integrierten Werkzeugen aufgrund des manuellen Pflege- und Synchronisationsaufwandes der Daten/Modelle eher suboptimal ist.
Wie bereits von meinen Vorrednern erwähnt, existieren Werkzeuge, die sowohl fachliche, als auch technische Modellierung vereinigen. Und da wir schon mal bei ARIS sind, werfe ich ARIS Process Governance in den Raum. Hier entfällt ein großer Teil der technischen Komplexität. Die Modellierung beschränkt sich hauptsächlich auf das Erstellen von EPKs, welche beim Deployen automatisch nach BPMN transformiert werden. Ein solcher Ansatz ist meiner Meinung nach etwas einfacher.
Bei diesen ganzen Ansätzen muss man immer den Spagat hinbekommen zwischen Einfachheit und Mächtigkeit. Will ich in der Lage sein, alles beliebig anzupassen und zu verändern, handele ich mir zwangsläufig eine gewisse Komplexität ein. Eine Fachabteilung kann sich dann nicht einmal eben so ihren Prozess zusammenklicken.
Wenn ich hingegen die Freiheitsgrade einschränke und nur gewisse Spielräume lasse, z. B. in einem bestimmten Anwendungskontext (wie beim angesprochenen Thema Governance), dann kann ich ein solches System auch mit einfacheren Modellen konfigurieren.
Ein sehr schöne Übersicht und Ausführung. Ich war auf der Suche nach EPK und habe mir dann mal dieses Paper durchgelesen. Werde jetzt auch mal das Intalio probieren, hoffe es bietet mir das was ich brauche.