Es gibt eine ganze Reihe von Tools zur Prozessmodellierung und -analyse, die auf den ersten Blick ähnliche Eigenschaften und Funktionen aufweisen. Zumeist bieten sie eine Prozessmodellierung mit Prozesslandkarten und BPMN-Modellen, Organigramme, Informationssystemstrukturen u. ä. Hierzu können vielfältige Informationen sowie Dokumente hinterlegt werden. Über eine Datenbank sind die verschiedenen Modelle und Informationen miteinander verknüpft. Sie können in Form von Reports ausgewertet und in Web-Portalen veröffentlicht werden. In der Regel können mehrere Modellierer gemeinsam an einer Datenbank arbeiten. Mehrsprachigkeit, Modellversionierung, diverse Analysefunktionen und Schnittstellen runden das Angebot ab. Im Rahmen eines Toolvergleichs muss man daher die einzelnen Features genauer unter die Lupe nehmen, um die Besonderheiten des jeweiligen Tools herauszufinden. So bietet das Tool Aeneis all die genannten Features. Der Hersteller Intellior streicht darüber hinaus insbesondere die intuitive Bedienung dieses Werkzeugs heraus.
Beim ersten Versuch, das System ohne einen Blick ins Handbuch zu bedienen, wirkt es allerdings noch nicht sonderlich intuitiv. Die Oberfläche enthält recht viele Fenster und Schaltflächen. In einer Explorerdarstellung finden sich viele Prozesse und Aktivitäten als Objekte dargestellt, doch nach den grafischen Modellen muss man erst einmal suchen. Legt man ein neues Modell an, so vermisst man die aus anderen Tools bekannte Palette mit zahlreichen Symbolen für die Modellierung. Glücklicherweise wird ein gut gemachtes Tutorial mitgeliefert, das einem schnell hilft, das Potential von Aeneis zu erkennen und zu nutzen.
Das Layout passt sich automatisch an
Die Modellierung funktioniert in Aeneis etwas anders als bei vielen herkömmlichen Tools. Legt man ein neues Prozessmodell an, so enthält dieses bereits ein Startereignis und ein damit verbundenes Endereignis. Die weiteren Modellelemente – im wesentlichen stehen Aktivitäten und Gateways zur Verfügung – fügt man nun einfach in den vorhandenen Sequenzfluss ein. Hierfür gibt es doch eine kleine Modellierungspalette. Noch einfacher ist aber die Modellierung über das Kontextmenü. Fügt man beispielsweise eine neue Aktivität ein, so wird diese automatisch in den existierenden Sequenzfluss gehängt, und die folgenden Modellelemente werden nach rechts verschoben. In den meisten Fällen muss man daher selbst gar keine Pfeile ziehen und sich auch nicht um die Positionierung der Elemente kümmern.
Das Modell wird automatisch layoutet. Die Darstellung kann aber vom Benutzer beeinflusst werden. Gefällt einem beispielsweise die Anordnung paralleler Zweige nicht, so muss man nicht alle Elemente markieren und an die passende Stelle verschieben. Stattdessen markiert man einen Ast und wählt in der Symbolleiste, ob er nach oben oder unten verschoben werden soll. Aeneis kümmert sich darum, dass die anderen Äste entsprechend positioniert werden. Auch lassen sich etwa ganze Strukturen, wie z. B. eine mittels Gateway und Rücksprung modellierte Schleife, einfach mitten in ein vorhandenes Modell einfügen. Ist man mit der automatischen Anordnung nicht zufrieden, so kann man auch auf manuelles Layouten umschalten.
Die automatische Anordnung ist nicht nur für Prozessmodelle möglich, sondern auch für Hierarchiediagramme, wie z. B. Organigramme oder eine Darstellung der IT-Systemlandschaft. So lassen sich für eine Organisationseinheit die untergeordneten Organisationseinheiten und Rollen beliebig im Organigramm ein- und ausblenden und horizontal oder vertikal layouten. Das grafische Modell ist dabei tatsächlich immer nur eine Darstellung der Beziehungen zwischen den Organisationseinheiten, wie sie auch in der Explorerdarstellung angezeigt wird.
Auf Knopfdruck ändern die Swimlanes ihre Bedeutung
Die Zuordnung von Rollen zu Aktivitäten erfolgt im Prozessdiagramm, indem Aktivitäten in Swimlanes positioniert werden. Aeneis unterscheidet gemäß dem „RACI“-Prinzip die Zuordnungsarten „Durchführung“, „Entscheidung“, „Beratung“ und „Information“. Mit einem Klick lässt sich die Swimlane-Darstellung umschalten. Statt der durchführenden Rollen werden dann beispielsweise die entscheidungsverantwortlichen Rollen als Swimlanes dargestellt und die zugehörigen Aktivitäten entsprechend eingeordnet. Aber auch andere Kategorien können als Swimlanes visualisiert werden, etwa die genutzten Informationssysteme. Auch ein Umschalten zwischen vertikaler und horizontaler Darstellung ist möglich. Input und Output-Dokumente können ebenfalls ein- und ausgeblendet werden.
Neben den nach einer strengen Methodik aufgebauten Prozess- und Hierarchiediagrammen lassen sich auch Freihanddiagramme erstellen, die eine große Flexibilität ermöglichen. Damit kann man beispielsweise individuell gestaltete Prozesslandkarten erstellen. Schließlich ist es auch noch möglich, das Metamodell von Aeneis zu erweitern, also z. B. neue Objekttypen und Symbole für die Modellierung zu definieren.
Nach einer gewissen Gewöhnungsphase dürfte man mit der von Aeneis angebotenen Art der Modellierung deutlich schneller und damit produktiver sein als mit Tools, bei denen man jedes Objekt einzeln platzieren und mit Pfeilen verbinden muss. Aeneis eignet sich vor allem für das organisatorische BPM, Qualitätsmanagement, Compliance Management und ähnliche Bereiche. So wird beispielsweise auch eine Komponenten für die Prozesskostenrechnung angeboten. Die Verknüpfung zur IT ermöglichen verschiedene Schnittstellen, u. a. zu SAP-Systemen.