Social BPM-Fähigkeiten von Prozessmanagement-Tools

Der Begriff „Social BPM“ ist nicht ganz leicht zu fassen. Angesichts der Verbreitung von sozialen Netzwerken und „Social Software“ im Unternehmen liegt es nahe, dass diese auch sehr nützlich für das Geschäftsprozessmanagement sein können – zumal es bei der Definition und Ausführung von Prozessen praktisch immer erforderlich ist, dass mehrere Beteiligte erfolgreich zusammenarbeiten. Doch welche konkreten Einsatzmöglichkeiten gibt es für Newsfeeds, Kontakte, Kommentarfunktionen, Wikis etc. im Prozessmanagement und welchen Nutzen bringen Sie?

Die Autoren der vorliegenden Studie haben zunächst die bestehenden Potenziale in den unterschiedlichen Phasen des Prozessmanagement-Kreislaufs herausgearbeitet. So bietet Social BPM in der Phase der Prozessidentifikation und -modellierung den Vorteil, dass sich viele Beteiligte aktiv einbringen können. Z. B. können mehrere Personen gemeinsam an einem Modell arbeiten, sich über Änderungen informieren lassen und Kommentare abgeben. In der Prozessimplementierung und -ausführung helfen beispielsweise zielgerichtete Informationen auf rollenbasierten Prozessportalen. Workflow-Aufgaben können in unternehmensinterne soziale Netzwerke eingespeist und Workflows durch Social Media-Ereignisse gestartet werden. Bei der Prozessüberwachung und der kontinuierlichen Verbesserung können auftretende Probleme schnell allen Betroffenen mitgeteilt werden. Virtuelle Communities können dazu dienen, Prozesse weiterzuentwickeln.

Bei den insgesamt zehn Anbietern von BPM-Software, die an der Schwerpunktstudie teilgenommen haben, handelt es sich überwiegend um Hersteller von Modellierungswerkzeugen. Zwar geben fast alle an, die Ausführung zumindest von Freigabeworkflows u. ä. zu unterstützen, doch liegt der Schwerpunkt bei den meisten ganz deutlich im Bereich Modellierung und Analyse. Entsprechend beziehen sich die angebotenen Social BPM-Funktionen hauptsächlich auf die Phase der Prozessidentifikation und -modellierung. Zwar hat die Mehrheit der Anbieter erst seit etwa 2010 damit begonnen, dedizierte Social Software-Funktionalitäten in ihre Produkte einzubauen, doch bieten viele schon seit Langem Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, etwa zentrale Repositories zur verteilten Modellierung. Oftmals wird in diesem Zusammenhang auch die Bezeichnung „Collaborative BPM“ verwendet.

Praktisch alle betrachteten Produkte verfügen über Prozessportale, Kommentar- und Bewertungsfunktionen, Newsfeeds und Abonnements sowie eine Aufgabenverwaltung für die Tätigkeiten im Modell-Lebenszyklus. Vereinzelt wird eine vereinfachte Modellierung angeboten, z. B. mittels tabellarischer Darstellungen. Sie ermöglicht es auch Mitarbeitern, die keine Modellierungs-Schulungen erhalten haben, ihre eigenen Prozesse zu erfassen. Eher selten ist die Einbindung von Wikis und Blogs, wobei mehrere Hersteller die Integration von Wikis in ihre Modellierungsplattformen für die Zukunft angekündigt haben.

Neben diesen vorgegebenen Kategorien konnten die Hersteller weitere vorhandene soziale Funktionen nennen. Die Antworten reichen von Abstimmungsfunktionen über Wissens- und Ideen-Management bis hin zur Karriereplanung und zum Case Management. Diese weite Spanne macht deutlich wie vielfältig das Themengebiet Social BPM ist.

Zumeist sind die sozialen Funktionen komplett in das Prozessmanagementwerkzeug integriert. Mehrere Anbieter bieten stattdessen oder zusätzlich eine Integration mit anderen Plattformen an, allen voran mit Microsoft Sharepoint.

Was beim Durchlesen der Studie etwas erstaunt: Die Nutzung von sozialen Funktionen bei der Prozessausführung kommt fast gar nicht vor. Das liegt sicherlich in einem hohen Maße am Teilnehmerfeld, das kaum BPMS-Hersteller mit dem Schwerpunkt Ausführung enthält. Andererseits finden sich in der vorangegangenen Überblicksstudie unter den 28 Herstellern eine Reihe von BPMS-Anbietern. Man kann spekulieren, woran es liegt, dass davon kaum einer an der Social BPM-Studie teilgenommen hat. Entweder haben sie in diesem Bereich wenig anzubieten, oder das Thema Social BPM wird fast ausschließlich unter dem Aspekt der kollaborativen Modellierung gesehen. Dabei liegen in der Prozessausführung deutlich höhere Potenziale als im Bereich Prozessmodellierung, da wesentlich mehr Mitarbeiter Prozesse durchführen als Prozesse modellieren.

Möglicherweise wird aber immer noch eine starke Trennung zwischen stark strukturierten Prozessen und kollaborativen Aufgaben vorgenommen. Beim BPMS-Einsatz für stark strukturierte Prozesse werden soziale Funktionen außen vorgelassen, und für kollaborative Aufgaben werden eventuell unternehmensinterne soziale Netzwerke eingesetzt, aber unabhängig von BPMS. Da es jedoch sowohl bei stark strukturierten Prozessen oftmals die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit gibt, als auch bei kollaborativen Tätigkeiten gewisse Steuerungsaufgaben automatisiert werden könnten, wäre eine stärkere Integration mit Sicherheit sinnvoll. Nützliche Ansätze hierzu liefern auch die viel diskutierten Konzepte zum Adaptive Case Management – doch hinkt auch in diesem Bereich die praktische Umsetzung noch hinter der Diskussion hinterher.

Jens Drawehn, Oliver Höß:
Business Process Management Tools 2014 – Social BPM.
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