Was leisten BPM-Tools für die Überwachung von Geschäftsprozessen?

Bei der vorliegenden Studie handelt es sich um eine von drei Schwerpunktstudien zu BPM-Tools, die das Stuttgarter Fraunhofer-Institut IAO in diesem Jahr durchgeführt hat. Von den 28 Herstellern, die im vorausgegangenen Marktüberblick vertreten waren, haben sich nur ganze fünf zum Thema „Überwachung von Geschäftsprozessen“ beteiligt. Das ist recht erstaunlich, bergen doch die Überwachung und Auswertung des tatsächlichen Prozessgeschehens ein hohes Potenzial. So können beispielsweise Probleme frühzeitig erkannt, Auslastungen optimiert und Verbesserungsmöglichkeiten aufgedeckt werden. Insbesondere für alle BPMS-Hersteller, die über eine Process Engine verfügen, sind die durch die Prozessautomatisierung eröffneten Auswertungsmöglichkeiten ein wichtiges Verkaufsargument.

Die Autoren gliedern die Monitoring-Funktionalitäten in die drei Aufgabenfelder Datenerfassung, Auswertung und Darstellung. Das Thema betrifft den gesamten Prozessmanagement-Lebenszyklus: So können Process Mining-Algorithmen zur Prozessidentifikation verwendet werden. Bei der Prozessmodellierung sind Kennzahlen und ihre Sollwerte zu bestimmen sowie die Kennzahlenerhebung zu planen. In der Prozessausführung werden die Daten der einzelnen Prozessinstanzen ausgewertet, die dann zu Kennzahlen aggregiert und im Rahmen der Prozessüberwachung in Dashboards präsentiert und analysiert werden.

Zwei der vertretenen Werkzeuge verfügen über eine Process Engine. Sie bieten Funktionen zur Überwachung der Prozessinstanzen in Echtzeit. Von besonderer Bedeutung sind zeitnahe Auswertungen insbesondere für kundenbezogene Prozesse, Ticket-Prozesse im Support-Bereich und für Compliance-relevante Kennzahlen. Auch die Systemverfügbarkeit für Kernprozesse sollte in Echtzeit überwacht werden.

Zwei weitere Tools haben ihren Schwerpunkt in der Prozessmodellierung. Sie verfolgen den Ansatz, Daten aus verschiedenen Drittsystemen zu extrahieren, sie in Bezug zu den Geschäftsprozessmodellen zu setzen und somit prozessbezogene Analysen zu ermöglichen. Schließlich ist noch ein Process Mining-Tool vertreten, bei dem die Prozesse nicht im Vorfeld definiert werden. Stattdessen rekonstruiert das System anhand von Daten aus verschiedenen Anwendungssystemen, wie die Prozessinstanzen tatsächlich abgelaufen sind. Hierbei können ebenfalls verschiedenen Kennzahlen ermittelt und über verschiedene Auswertungen verglichen werden.

Es kommen also ganz unterschiedliche Konzepte zum Einsatz. Dennoch gibt es auch Gemeinsamkeiten. So bieten alle Tools Dashboard-Darstellungen im Browser an, die rollenbasiert und individuell personalisiert werden können. Inhalt und Aufbau können jeweils per grafischer Modellierung oder Konfiguration angepasst werden. Ebenso findet sich überall die Möglichkeit neben vordefinierten Kennzahlen auch eigene Kennzahlen und Auswertungen zu definieren, Kennzahlen zu aggregieren und zu filtern, und verschiedene Statistiken zu erstellen. Zur Präsentation werden neben den üblichen Balkendiagrammen etc. zum Teil auch Prozessmodelle verwendet. Ausgewählte Kennzahlen werden direkt in die betreffenden Stellen des Diagramms eingeblendet und z. B. farblich hervorgehoben.

Auch wenn die Studie mit nur fünf Anbietern den Markt längst nicht abdeckt, werden doch wesentliche Facetten und Möglichkeiten der Prozessüberwachung deutlich.

Falko Kötter, Monika Kochanowski, Thomas Renner:
Business Process Management Tools 2014 – Überwachung von Geschäftsprozessen.
Fraunhofer Verlag 2014.
Weitere Infos und Bestellung beim IAO