BPM-Systeme: Große Unterschiede bei Lizenzmodell und Preisen

Systeme zur Prozessausführung stehen im Mittelpunkt des neuen BPM-Toolmarktmonitors der BPM&O, an dem ich ebenfalls mitwirken durfte. Im Unterschied zu anderen Studien stellten wir darin nicht die Funktionalitäten oder die Eignung für bestimmte Szenarien in den Vordergrund. Stattdessen konzentrierten wir uns auf Themen wie Technologien, Skalierbarkeit, Lizenzmodelle und Preise. An der Studie beteiligten sich insgesamt 16 BPMS-Hersteller, die im deutschsprachigen Raum aktiv sind.

Bei den eingesetzten Technologien dominieren Java und JavaScript. Da man bei der Automatisierung von Prozessen meist nicht komplett um etwas Programmierarbeit herumkommt, ist es nützlich, wenn man Entwickler im Haus hat, die die für das BPMS benötigten Sprachen beherrschen. Zwar verfolgen sieben Hersteller einen Zero Coding-Ansatz, doch sehen auch sie in der Regel Möglichkeiten vor, komplexe, nicht im Standard abgedeckte Problemstellungen mittels Programmcode zu lösen. Alle Hersteller bieten eine On Premise-Installation ihrer Software an, die meisten auch verschiedene Arten von Cloud-Lösungen.

Deutliche Unterschiede gibt es bei der Skalierbarkeit. Bis zu einer Million Prozessinstanzen pro Jahr können fast alle Systeme laut Herstellerangaben bewältigen. Die größte Kundeninstallation, von der berichtet wurde, bedient viele tausend Nutzer und wickelt jährlich Milliarden von Prozessinstanzen ab. Hier können nicht mehr alle Systeme mithalten.

Die Lizenzmodelle der Hersteller sind sehr unterschiedlich und daher nicht so leicht vergleichbar. Meist lassen sich die Systeme kaufen, vielfach auch nach verschiedenen Modellen mieten. In der Regel spielt die Anzahl der Benutzer eine Rolle, zum Teil aber auch die Zahl der abgewickelten Prozessinstanzen oder die genutzte Hardware. Meist werden Kombinationen aus festen jährlichen Beträgen und zusätzlichen nutzungsabhängigen Gebühren verwendet. Oftmals ist es nicht leicht zu durchschauen, mit welchen Kosten im Endeffekt zu rechnen ist. So kann ein System, das bei anfänglich kleinen Szenarien kostengünstig ist, bei steigender Nutzung unter Umständen sehr teuer werden.

Um zumindest einen gewissen Kostenvergleich zu ermöglichen, wurden die über fünf Jahre entstehenden Kosten für zwei vorgegebene Szenarien verglichen. Hierbei zeigten sich gewaltige Preisunterschiede. So reicht die Spanne der Kosten für Lizenzen und Wartung bei fünf wenig komplexen Prozessen, drei Prozessentwicklern und 50 Nutzern von 14.000 € bis zu 490.000 €. Aufgrund unterschiedlicher Funktionsumfänge und Leistungsfähigkeit mag es sich um einen Vergleich handeln, der dem zwischen einem Moped und einem Mercedes ähnelt. Dennoch lohnt es sich angesichts dieser Preisunterschiede, genau zu überlegen, welche Features tatsächlich benötigt werden. Dabei sollten auch die voraussichtlichen Bedarfe der nächsten Jahre mit berücksichtigt werden.

Zum Download der Studie bei BPM&O (Registrierung erforderlich)