EPKs mit Excel modellieren

Eine smarte Lösung zur einfachen Prozesserfassung stellt die Münchner Firma Ploetz+Zeller für ARIS-Anwender bereit. Das Tool Symbio ermöglicht es, Prozesse recht einfach in Excel zu erfassen und mit ARIS zu synchronisieren. Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu anderen listenbasierten Eingabemöglichkeiten für ARIS nicht nur um eine einmalige Erfassungshilfe. Es werden vielmehr umfangreiche Modellierungsfunktionalitäten mit der aus ARIS bekannten Integration verschiedener Sichten und einer grafischen Darstellung geboten. So können auch Modelle aus ARIS exportiert und mit Excel weiterverarbeitet werden. Der Vorteil für die Modellierer besteht darin, dass sie mit Excel ein einfaches und gewohntes Tool verwenden und dass die tabellarische Eingabe wesentlich schneller gehen dürfte als die grafische Modellierung. Im Folgenden wird die prinzipielle Arbeitsweise beschrieben.

Eine Grundidee von ARIS besteht bekanntermaßen darin, dass Objekte mehrfach verwendet werden können. So kann etwa eine Organisationseinheit oder ein Anwendungssystem in verschiedenen Prozessmodellen verwendet werden. Die verschiedenen Modelle enthalten aber keine Kopien dieser Objekte, sondern nur Verweise auf das jeweilige Originalobjekt. Ändert sich beispielsweise der Name einer Organisationseinheit, so muss dieser nicht in allen Prozessmodellen geändert werden. Wird er an einer Stelle geändert, so wird der neue Name automatisch in allen Modellen angezeigt, in denen diese Organisationseinheit vorkommt.

Diese modellübergreifende Integration ist allerdings nur in den kostenpflichtigen ARIS-Versionen enthalten, nicht jedoch in dem kostenlosen Tool ARIS Express. ARIS nutzt hierbei die Möglichkeiten einer Datenbank, über die ARIS Express nicht verfügt. Die Symbio-Entwickler standen natürlich vor der selben Problematik, denn Excel arbeitet ja ebenfalls mit Dateien, zwischen denen die geschilderten Objektverknüfungen nur schwer herzustellen wären. Daher wurde ein anderer Ansatz gewählt. Bei den häufig wiederverwendeten Objekten handelt es sich hauptsächlich um Rollen, Organisationseinheiten, Anwendungssysteme, Dokumente, In- und Outputdaten etc. Diese werden daher an einer Stelle zentral definiert und allen Prozessmodellierern in Form eines sogenannten Prozessglossars zur Verfügung gestellt. Anders als herkömmliche Glossare enthält es aber nicht nur gemeinsam verwendete Begriffe sondern eben die gemeinsam verwendeten Objekte mit sämtlichen relevanten Attributen.

Das Projektglossar kann entweder aus ARIS exportiert werden, oder es wird mit Hile von Excel erfasst. In der folgenden Abbildung sieht man, wie Informationssysteme angelegt werden. Scrollt man weiter nach rechts, findet man weitere Attribute, die gepflegt werden können. Die zur Verfügung stehenden Objekttypen und Attribute können vom Hersteller an die Modellierungskonventionen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Die Bedienung ist wie von Excel gewohnt, am oberen Rand sieht man einige zusätzliche Schaltflächen für spezielle Symbio-Erweiterungen. Andere Objekttypen können über separate Tabellenblätter eingegeben werden, die über die Register am unteren Rand erreichbar sind.

Die auf diese Weise angelegten – oder aus ARIS exportierten – Objekte können nun über das Symbio Control Center allen Modellierern als Projektglossar zur Verfügung gestellt werden. Das Symbio Control Center ist der Dreh- und Angelpunkt für die verteilte Modellierung und die Synchronisation mit ARIS. Hier werden die verschiedenen Dateien in ein Repository zusammengeführt. So kümmert sich das Control Center beispielsweise darum, dass die Objekte des Projektglossars einen eindeutigen Identfizierer haben, damit beim Zusammenführen verschiedener Modelle erkannt wird, bei welchen Objekten es sich um identische Objekte handelt.

Das Projektglossar kann nun in das Excelformular für die Prozesserfassung importiert werden. Dies ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Hier wird deutlich, wie Prozesse tabellarisch modelliert werden: In der Spalte „Typ“ kann man auswählen, ob man ein Ereignis, eine Funktion usw. verwenden möchte. Außer bei einem Startereignis sollte außerdem in der Spalte „Vorgänger“ immer die Nummer des Vorgänger-Objektes eingetragen werden. In der EPK bedeutet dies später, dass ein Verbindungspfeil gezeichnet wird. Symbio überprüft dabei, ob die Verbindung zulässig ist. So kann man beispielsweise nicht zwei Ereignisse miteinander verbinden.

Die weiteren Spalten ermöglichen die Eingabe verschiedener Attribute oder die Angabe von verbundenen Objekten aus anderen Sichten. Welche Spalten in einer bestimmten Zeile zur Verfügung stehen, hängt vom Objekttyp ab. So stehen in der Abbildung für Ereignisse keine Rollen oder Inputdaten zur Verfügung. Bei den Funktionen kann man hier nun die im Projektglossar definierten Objekte auswählen.

Einen auf diese Weise definierten Prozess kann man sich anschließend grafisch als EPK darstellen lassen. Die folgende Abbildung zeigt die aus der obigen Tabelle generierte EPK. Es wird hierbei immer eine schlanke EPK generiert, die verbundenen Objekte können durch Anklicken einer Funktion eingeblendet werden, wie dies hier für die Funktion „Fehlende Informationen anfordern“ gemacht wurde. Bei der Überführung nach ARIS lassen sich daraus Funktionszuordnungsdiagramme erzeugen.

Das Ganze funktioniert auch in die Gegenrichtung: Man kann EPKs aus ARIS exportieren und anschließend mit Excel weiterbearbeiten. In der getesteten Version standen als Methoden EPKs (auch in Zeilen- und Spaltendarstellung) und Wertschöpfungskettendiagramme für die tabellenbasierte Modellierung zur Verfügung.

Die effiziente Arbeit mit Symbio erfordert, dass man einige Regeln bei der Modellierung einhält. So ist es sicherlich sinnvoll, alle Rollen, Dokumente usw. im Prozessglossar zu definieren und in den Prozessmodellen nur diese zu verwenden. Werden in jedem Prozessmodell beliebig Rollen u. ä. angelegt, so wird es nachher sehr mühsam, zu unterscheiden, welche Objekte identisch sind (eventuell trotz unterschiedlicher Namen) und welche nicht. Bei der Einführung von Symbio im Unternehmen wird man zunächst gemeinsam mit dem Hersteller die Methodenkonventionen festlegen und die Excel-Vorlagen individuell anpassen lassen. Symbio ist also kein Tool für den einzelnen Gelegenheitsmodellierer, sondern für Unternehmen mit mehreren Modellierern. Sinnvoll ist Symbio in dieser Form auch nur im Zusammenspiel mit ARIS einzusetzen.

Als weitere Features bietet Ploetz+Zeller u. a. eine Reporting-Komponente, ein Dashboard, Schnittstellen zu verschiedenen weiteren Systemen (wie z. B. SAP) und zusätzliche Methoden, z. B. auch BPMN.