Universität Hannover automatisiert die Prozesse des Veranstaltungsmanagements mit kiwiw

Bereits vor längerer Zeit wurde an dieser Stelle über das System kiwiw berichtet, das sich mit seinem auf Zuständen basierenden Ansatz von den aus herkömmlichen BPM-Systemen bekannten Konzepten unterscheidet. Jetzt hatte ich Gelegenheit, mich mit dem kiwiw-Gesschäftsführer Christof Langer über den Einsatz von kiwiw für das Veranstaltungsmanagement an der Leibniz Universität Hannover zu unterhalten.

Neben dem gewöhnlichen Vorlesungsbetrieb finden an jeder Hochschule auch zahlreiche andere Veranstaltungen statt, wie z. B. Vorträge oder Weiterbildungskurse für die Hochschul-Mitarbeiter. Zur Planung und Abwicklung derartiger Veranstaltungen nutzten die verschiedenen Bereiche in der Vergangenheit ganz unterschiedliche Software-Systeme. Diese waren meist funktional ausgerichtet. So gab es etwa unterschiedliche Systeme für die Buchung von Räumen, die Ausstellung von Dozenten-Verträgen oder die Verwaltung der Teilnehmer. Hinzu kamen die üblichen Excel-Listen und Word-Dokumente für Anwesenheitslisten, Teilnahmebestätigungen und vieles mehr.

Um eine einheitliche und durchgängige Lösung für das Veranstaltungsmanagement zu schaffen, führte die Universität letztes Jahr eine Ausschreibung durch. Es beteiligten sich über 30 Anbieter. Dabei reichte das Spektrum von Anbietern fertiger Standardsoftware bis zu Softwareentwicklungsfirmen, die eine komplette Individualentwicklung anboten. Dass das noch recht junge Unternehmen kiwiw den Zuschlag bekam, lag vor allem daran, dass sich die Plattform schnell an die individuellen Prozesse der Universität anpassen ließ und man Änderungen sehr leicht umsetzen kann. Von großem Nutzen ist die Möglichkeit, Prozessvarianten anzulegen, mit denen die individuellen Besonderheiten der einzelnen Universitätsbereiche abgebildet werden können.

Gesamter Lebenszyklus von Veranstaltungen abgedeckt

Das System ermöglicht die komplette Abwicklung des gesamten Veranstaltungs-Lebenszyklus von Anfang bis Ende. Dies reicht von der Planung über die Durchführung bis zur Auswertung und dem Ausstellen von Teilnehmerzertifikaten. Die Verwaltung von Dozenten, Angeboten und Verträgen gehören ebenso dazu wie die Buchung von Räumen, der Verleih mobiler Geräte, die An- und Abmeldung von Teilnehmern und die Erstellung von Teilnehmerlisten. Selbst die Wegweiser zum Veranstaltungsraum werden von dem System erstellt, so dass wirklich keinerlei zusätzliche Listen mit Excel o. ä. mehr erstellt werden müssen. Die Anmeldefunktionalität ist in das Intranet der Universität integriert. Wird eine geplante Veranstaltung dafür freigegeben, so wird sie automatisch im Intranet veröffentlicht, wo sich Universitätsangehörige selbst anmelden können. Selbstverständlich werden auch die E-Mails mit Anmeldebestätigungen u. ä. automatisch durch das System erzeugt.

Bei diesem Funktionsumfang erstaunt es, dass die Umsetzung des voll funktionsfähigen Referenzprozesses nur zwei Monate dauerte und der reine Implementierungsaufwand auf Seiten des Herstellers lediglich zwölf Personentage betrug. Möglich war dies deshalb, weil sich die Prozesse zum größten Teil rein durch Konfiguration des Systems implementieren ließen. Zudem ist kiwiw keine rein steuernde Plattform im Sinne eines BPMS. Das System bringt viel mehr bereits eine Reihe von generischen Anwendungsmodulen mit, die sich ebenfalls weitgehend durch Konfiguration an die individuellen Anforderungen anpassen lassen. So ist beispielsweise eine CRM-Komponente enthalten, die bei der Universität Hannover u. a. für die Teilnehmer- und Dozentenverwaltung eingesetzt wird.

Zur Generierung und Verwaltung der für eine Veranstaltung benötigten Dokumente und Verträge wird das vorhandene Dokumentenmanagement-Modul genutzt. Die für das Verantaltungsmanagement benötigten Funktionen zur Raumverwaltung und zum Geräteverleih basieren auf einer Ressourcenmanagement-Komponente. Letztere wurde zur Umsetzung von Anforderungen der Universität erweitert. Diese Erweiterungen wurden direkt als Weiterentwicklung des Produktes realisiert. Sie stehen nun auch anderen Kunden zur Verfügung und wurden bereits in weiteren Projekten genutzt.

Regeln für flexible Fallbearbeitung lassen sich leicht anpassen

Die Nutzung von Standardmodulen bedeutet dabei nicht, dass auf ausgefeilte Funktionen verzichtet werden muss. So können z. B. Wartelisten für ausgebuchte Veranstaltungen geführt werden, wobei man die Anmeldungen nach verschiedenen Kriterien priorisieren kann. Auch lassen sich für das Ausstellen von Zertifikaten und Zeugnissen verschiedene Regeln anwenden. Beispielsweise kann man die Vergabe einer Bestätigung davon abhängig machen, dass ein Teilnehmer eine Mindestzahl an Tagen anwesend war.

Bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen handelt es sich weniger um einen komplett durchstrukturierten Prozess als vielmehr um eine flexible Fallbearbeitung im Sinne des „Adaptive Case Management“. Zu jedem Zeitpunkt können die Mitarbeiter in der Regel eine Vielzahl möglicher Aktionen durchführen. Sie entscheiden selbst auf Basis der jeweiligen Situation, was sie als nächstes tun. Ein klassisches Ablaufmodell ist für eine solche Fallbearbeitung schlecht geeignet, da dort die Reihenfolge der Aktivitäten relativ starr vorgegeben ist. Der Ansatz von kiwiw basiert demgegenüber auf Zuständen. Je nachdem, in welchem Zustand sich eine geplante Veranstaltung befindet, sind nur bestimmte Aktionen sinnvoll. Das System bietet dann auch nur diese sinnvollen Aktionen zur Auswahl an. So ist es z. B. nicht sinnvoll, Teilnehmer zu einer Veranstaltung anzumelden, für die noch gar kein endgültiger Termin festliegt.

Ein Prozess wird in kiwiw dadurch definiert, dass man einerseits die verschiedenen Zustände und Aktionen festlegt, andererseits die Regeln, bei welchen Zuständen welche Aktionen möglich sind. Dabei muss es nicht nur einen einzelnen Zustand für den Gesamtprozess geben. Es können auch mehrere Zustandsvariablen verwendet werden. Beispielsweise könnte man für eine Veranstaltung unterschiedliche Zustände nutzen, die etwa den Status bzgl. der Raumbuchung, der Dozentenakquisition oder der Freigabe für die Teilnehmeranmeldung repräsentieren. Mitarbeiter der Universität führen selbst auch Änderungen solcher Regeln durch.

Prozessvarianten ermöglichen es, individuelle Anforderungen zu realisieren

Zwar laufen die Planung und die Abwicklung von Veranstaltungen in den verschiedenen Bereichen der Hochschule ähnlich ab, doch gibt es meist einige Besonderheiten. Beispielsweise werden in einigen Bereichen Veranstaltungen auch von mehreren Dozenten gemeinsam durchgeführt, wogegen anderswo immer nur ein Dozenten aktiv wird. Solche Unterschiede lassen sich mit Hilfe von Varianten abbilden. Als Grundlage wurde zunächst ein Referenzprozess entwickelt. Für jeden Bereich lässt sich hiervon eine eigene Prozessvariante ableiten, in der individuelle Anpassungen durchgeführt werden.

Die Universität betreibt das Produktivsystem im eigenen Rechenzentrum. Daneben nutzt sie ein von kiwiw gehostetes System als Entwicklungs- und Testsystem. Nach der Abnahme von Änderungen werden diese über einen Konnektor in das Produktivsystem eingespielt. Dort steht der geänderte Prozess als neue Version zur Verfügung. Bereits laufende Instanzen werden aber noch gemäß der bisherigen Version weitergeführt.

Die Realisierung des Veranstaltungsmangement-Systems in der kiwiw-Plattform war laut Langer unproblematisch. Die wesentlichen Herausforderungen hätten darin bestanden, gemeinsam mit den Anwendern herauszuarbeiten, wie die Abläufe aus fachlicher Sicht im Detail funktionieren sollen.

Nachdem die bisherigen Erfahrungen durchweg positiv sind, soll die Lösung für das Veranstaltungsmanagement in weitere Hochschulbereiche ausgerollt werden. Zudem ist daran gedacht, auch weitere Prozesse mit kiwiw zu unterstützen, etwa das Management von Software-Lizenzen.