In meinem Buch über Technologien für Geschäftsprozesse habe ich nicht nur verschiedene Technologien, Tools und Notations-Standards beschrieben, sondern auch dargestellt, für welche Aufgaben sie eingesetzt werden können und wie gut sie die betreffende Aufgabe jeweils erfüllen. Als Grundlage hierfür dient die folgende Einteilung der wichtigsten Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Automatisierung von Prozessen durchgeführt werden:
- Prozessdokumentation
- Prozessanalyse
- Prozessentwurf
- Prozessimplementierung
- Prozessplanung
- Prozesssteuerung
- Ausführung der Arbeitsschritte
- Prozesscontrolling
- Process-Governance
Dabei gebe ich für die jeweilige Technologie an, ob es sich bei der betreffenden Aufgabe um ein zentrales Einsatzgebiet handelt (++), ob ein gewisser Beitrag dazu geleistet wird (+), oder ob kein wesentlicher Beitrag erfolgt (-).
Beispielsweise liegt der Einsatzschwerpunkt von Prozessmodellierungstools vor allem in den Bereichen Prozessdokumentation und Prozessanalyse. Daneben leisten solche Tools unter anderem auch einen gewissen Beitrag zur Prozessimplementierung, indem Prozessmodelle über Schnittstellen exportiert und an BPM-Systeme übergeben werden können, die diese Prozesse dann ausführen. Auch zur Process-Governance wird ein Beitrag geleistet, indem z. B. die korrekte und einheitliche Anwendung von Modellierungsnotationen und -richtlinien unterstützt wird.
Umgekehrt leisten BPM-Systeme, deren Schwerpunkt in der Ausführung von Prozessen liegt, unter anderem auch einen Beitrag zur Prozessdokumentation, da die Prozesse, zumindest soweit sie von dem betreffenden System ausgeführt werden, als grafische Modelle vorliegen. Die Prozessdokumentation ist aber kein Schwerpunkt dieser Systeme, daher wird man viele Features, die man von reinen Modellierungs- und Analysetools kennt, vermissen.
Diese Einordnung und Bewertung soll dazu beitragen, die Charakteristika der unterschiedlichen Arten von Tools und Technologien zu verstehen und sie entsprechend voneinander abgrenzen zu können. Dabei wurden für die Bewertung typische Tools der jeweiligen Kategorie zugrunde gelegt. Manchmal hat man es auch mit Systemen zu tun, die Features aus mehreren Kategorien enthalten – wie z. B. eine Plattform, die sowohl Ende-zu-Ende-Prozesse steuern als auch einzelne Arbeitsschritte automatisieren kann. Mit den Erläuterungen aus dem Buch dürfte es nicht schwer fallen, in solchen Fällen die zugrunde liegenden Konzepte zu identifizieren und die Einsatzmöglichkeiten solcher umfassenderen Plattformen abzuschätzen.