Prozesse managen und automatisieren
Digitale Transformation funktioniert nicht ohne Geschäftsprozesse. Zum einen umfasst jedes digitale Geschäftsmodell eine Reihe automatisierter Prozesse, zum anderen müssen die über eine digitale Plattform abgewickelten Prozesse auch mit den sonstigen Unternehmensprozessen integriert werden. Schließlich soll meist auch etwas in der realen Welt passieren. Trotzdem ist im Zusammenhang mit der digitalen Transformation vergleichsweise selten von Geschäftsprozessmanagement … Weiterlesen
Mit diesem von der Pariser Firma Pragmadev entwickelten Tool kann man BPMN-Modelle überprüfen, Modellierungsfehler finden und sicherstellen, dass bei der Ausführung des Modells festgelegte Bedingungen eingehalten werden. Beispielsweise ermittelt das Tool die Zahl sämtlicher möglichen Ausführungspfade. Ist diese Zahl sehr hoch, deutet dies auf ein zu komplexes Modell hin. Auch nicht erreichbare Pfade können gefunden werden.
„Scribble“ bedeutet wörtlich kritzeln. Beispielsweise bezeichnet man damit in der Werbebranche eine grobe Entwurfsskizze. Die Scribble-Methode zur agilen Prozessgestaltung arbeitet ebenfalls mit groben Skizzen zur Visualisierung von Prozessen. Die Vorgehensweise ist ähnlich wie die Gestaltung eines Films oder eines Theaterstücks. So werden beispielsweise Drehbücher und Storieboards erstellt, um die Prozesse einfach und intuitiv zu dokumentieren.
Typische Einsatzszenarien sind die schnelle Etablierung agiler Ablauforganisationen, die Einführung von Prozessen in traditionellen Organisationen und die Schaffung von Akzeptanz für Prozesse.
Sieben Jahre ist es her, seit die letzte Auflage des bekannten Standardwerks von Schmelzer und Sesselmann erschienen ist. In diesen sieben Jahren hat sich viel im Umfeld des Geschäftsprozessmanagements getan. Und so finden sich in dem Buch neben altbekannten Grundlagen auch zahlreiche neue und aktualisierte Inhalte, unter anderem zu den Themen Agilität, Digitalisierung, Governance, Führung und Kultur, Wissensmanagement und Strategie. Alleine der Umfang macht deutlich, wie viel neuer Inhalt dazu gekommen ist: Er stieg von 740 auf 940 Seiten.
Es dürfte kaum einen nennenswerten Ansatz im Umfeld des Prozessmanagements geben, der in diesem Werk nicht besprochen wird. Besonders positiv ist, dass die verschiedenen Konzepte nicht nur beschrieben, sondern auch in den Kontext eines ganzheitlichen Prozessmanagements gestellt und bewertet werden.
Das APQC (American Productivity and Quality Center) wollte wissen, welche Prioritäten und Herausforderungen im Bereich Prozess- und Performance-Management auf der Agenda stehen. Dabei zeigte sich: Das Thema Geschäftsprozessmanagement steht bei den insgesamt 163 Teilnehmern dieses Jahr ganz oben – vor kontinuierlicher Verbesserung, Daten und Analysen, Messungen und strategischer Planung.
Zu den wichtigsten Herausforderungen im Geschäftsprozessmanagement zählen die Teilnehmer die Abbildung von Ende-zu-Ende-Prozessen, den Aufbau einer Process-Governance-Struktur, die Unterstützung durch das Top-Management, die Strategieausrichtung und den Wechsel von einer funktions- zu einer prozessorientierten Kultur. Dies sind alles sehr klassische Themen des Prozessmanagements, die sicher nach wie vor sehr wichtig sind. Trotzdem verwundert es ein wenig, dass keine Innovationsthemen auf der Agenda stehen. Die eher nach innen und auf die Optimierung bestehender Prozesse gerichtete Sicht wird auch deutlich, wenn man die an oberster Stelle genannten Kennzahlen betrachtet: Kosten, Effizienz und Qualität.
Warnung: Dies ist keine Gutenachtlektüre für Prozessmanager. Die meisten Bücher über Prozessoptimierung heben die positiven Aspekte hervor: Ineffiziente, über lange Jahre gewachsene Prozesse werden schneller, billiger, kundenfreundlicher, und es kommt zu weniger Fehlern. Wer wollte das nicht?
Wenn jedoch Gunter Dueck mit dem Titel seines neuesten Buchs fragt: „Heute schon einen Prozess optimiert?“, dann meint er das nicht positiv. Er beschwört ein Bild von „finsteren Prozessoptimierern“, die die Geschäftsprozesse gnadenlos auf Effizienz trimmen und die Mitarbeiter zu reinen Bedienern komplett standardisierter Prozesse machen. Insgesamt bescheinigt er den deutschen Unternehmen große Erfolge bei der Prozessoptimierung. Allerdings habe der fast ausschließliche Fokus auf die Verbesserung der Abläufe dazu geführt, dass etablierte Unternehmen kaum noch echte Innovationen hervorbringen und nicht mehr zukunftsfähig sind. Auf die Herausforderungen der digitalen Transformation reagieren sie mit noch mehr Effizienzbemühungen, d. h. noch mehr vom Gleichen. Dabei handele es sich um eine ausgewachsene Systemneurose.
Seit kurzem kann bei BPTrends die neueste Ausgabe der Studie zum Stand des Prozessmanagements heruntergeladen werden. Sie erscheint alle zwei Jahre. Die insgesamt 129 Teilnehmer stammen aus der ganzen Welt, mit den Schwerpunkten Nordamerika und Europa. Da sie über die Website von BPTrends gewonnen wurden, dürfte es sich vorwiegend um Menschen handeln, die sich beruflich mit dem Thema Prozessmanagement befassen oder speziell dafür interessieren.
Als Grundtendenz stellte sich heraus, dass viele Unternehmen sich in der einen oder anderen Weise mit ihren Prozessen befassen – allerdings mit wesentlich weniger Enthusiasmus und weniger Engagement der Führungskräfte, als dies in der Vergangenheit der Fall war. Größere Prozessinitiativen, so die Beobachtung der Studien-Autoren
Geschäftsprozesse, die von den Beteiligten nicht akzeptiert werden, werden nicht so durchgeführt, wie sie eigentlich festgelegt wurden – oder sie werden gleich gar nicht durchgeführt. Die vorliegende Veröffentlichung einer Dissertation an der Technischen Universität Ilmenau befasst sich mit der Frage, wovon Prozessakzeptanz abhängt.
In vielen Unternehmen lässt sich die Beobachtung machen, dass Prozesse nicht nach Vorschrift durchgeführt werden. Vielfach haben die Mitarbeiter „Workarounds“ geschaffen, mit denen die offiziellen Prozesse umgangen werden. Nicht immer muss dies zu schlechteren Ergebnissen führen. Manchmal haben die Mitarbeiter auch bessere Wege zum Erreichen des Prozessziels gefunden.
Wer die Wahl hat, verzichtet unter Umständen komplett darauf, einen Prozess durchzuführen, den er nicht akzeptiert.
Process Mining-Tools helfen herauszufinden, wie die Prozesse im Unternehmen ablaufen. Hierzu werten sie Ereignis-Protokolle aus den verschiedenen eingesetzten Anwendungssystemen aus. Im Gegensatz zu manuell erstellten Prozessmodellen, die das – nicht immer richtige – Verständnis der beteiligten Experten wiedergeben, lässt sich mit Hilfe von Process Mining der tatsächliche Prozessablauf aus vielen einzelnen Prozessinstanzen rekonstruieren.
In ihrem „Market Guide for Process Mining“ haben die Analysten der Firma Gartner fünf typische Anwendungsfälle herausgearbeitet:
Das Thema Prozessmanagement ist nicht neu. Die Herausforderungen der digitalen Transformation machen es heute aber wichtiger denn je, sich mit den Abläufen im Unternehmen auseinanderzusetzen. Traditionell funktionale Aufbauorganisationen sind nicht schnell und effektiv genug um in einem dynamischen und unsicheren Umfeld erfolgreich zu agieren, argumentiert Uwe Feddern in seinem neu erschienenen E-Book. Der beste Weg zur Umsetzung neuer Digitalisierungsstrategien führt über die Prozesse.
Auf nur 63 Seiten gelingt es dem Autor, alle wesentlichen Aspekte des umfassenden Themengebiets „Prozessmanagement“ gut verständlich zu erläutern. Es wird nicht nur die Frage beantwortet, warum sich Unternehmen neu organisieren müssen, sondern auch,