Prozessmanagement kommt nicht mehr ohne Process-Mining aus

Process-Mining ist derzeit eines der populärsten Themen im Bereich des Geschäftsprozessmanagements. Nachdem sich lange Zeit fast nur die akademische Forschung damit beschäftigt hatte, ist das Thema mittlerweile in der Praxis angekommen. Immer mehr Unternehmen sind fasziniert davon, den tatsächlichen Ablauf ihrer Geschäftsprozesse analysieren zu können. Grundlage hierfür sind die elektronischen Spuren, die die Prozesse in den betrieblichen Informationssystemen hinterlassen.

Das Buch „Process Mining in Action“ beleuchtet das Thema aus unterschiedlichen Perspektiven. Der erste Teil fasst zunächst die wesentlichen Grundlagen zusammen und liefert dann einen Leitfaden und Empfehlungen für die Einführung von Process-Mining. Projekte ohne eine geeignete Vorgehensweise scheitern häufig. So kommt es unter anderem darauf an, geeignete Prozesse auszuwählen und konkrete Ziele zu bestimmen. Als Beispiele werden insgesamt 22 typische Anwendungsfälle mit entsprechenden Zielsetzungen aufgeführt. So kann es im Bereich CRM darum gehen, Verzögerungen bei der Auftragsbearbeitung zu erkennen und ihre Ursachen zu beseitigen. Im Bereich Compliance möchte man beispielsweise Abweichungen von den vorgeschriebenen Prozessen finden.

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Gartner sieht breites Anwendungsspektrum für Process Mining

Process Mining-Tools helfen herauszufinden, wie die Prozesse im Unternehmen ablaufen. Hierzu werten sie Ereignis-Protokolle aus den verschiedenen eingesetzten Anwendungssystemen aus. Im Gegensatz zu manuell erstellten Prozessmodellen, die das – nicht immer richtige – Verständnis der beteiligten Experten wiedergeben, lässt sich mit Hilfe von Process Mining der tatsächliche Prozessablauf aus vielen einzelnen Prozessinstanzen rekonstruieren.

In ihrem „Market Guide for Process Mining“ haben die Analysten der Firma Gartner fünf typische Anwendungsfälle herausgearbeitet:

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Der Process Mining-Markt ist stark in Bewegung

In ihrer jüngsten Studie hat sich BPM&O mit Tools zum Process Mining beschäftigt, also mit Werkzeugen zur Auswertung von digitalen Spuren, die bei der Ausführung von Geschäftsprozessen entstehen. Der Bericht, der kostenlos heruntergeladen werden kann, beschreibt insgesamt zwölf Kategorien typischer Funktionalitäten derartiger Tools. Die untersuchten Systeme bieten allesamt sehr gute Möglichkeiten zur Rekonstruktion von Prozessverläufen und ihrem Abgleich mit Referenzmodellen, sowie zahlreiche Analysefunktionen. Weniger verbreitet bzw. noch nicht so leistungsfähig sind Funktionen zur Vorhersage des weiteren Prozessverlaufs oder Handlungsempfehlungen zur Optimierung laufender Prozessinstanzen.

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Die tatsächlich abgelaufenen Prozesse analysieren

Screenshot Disco Process MiningDie Analyse von Geschäftsprozessen wird meist auf Grundlage von Prozessmodellen durchgeführt, die mit Hilfe von Interviews und Workshops erhoben wurden. Diese Modelle stellen somit dar, wie der Prozess nach Ansicht der involvierten Mitarbeiter abläuft. Der tatsächliche Ablauf kann sich jedoch in vielen Fällen deutlich von dieser Idealvorstellung der Beteiligten unterscheiden. Beim Process Mining wertet man daher die Daten der tatsächlich durchgeführten Prozesse aus. Dies setzt voraus, dass der Prozess IT-gestützt abläuft und entsprechende Daten in den verwendeten IT-Systemen vorliegen. Mit Hilfe spezieller Algorithmen und Auswertungstools lassen sich daraus Schwachstellen, Probleme und Abweichungen von den vorgegebenen Prozessen analysieren.

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