Robotic Process Automation

BPMN in Action: Communicating With an External System Using RPA

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In this post, I describe another example of the interaction between executable processes and Robotic Process Automation (RPA). The last post was about an RPA bot starting a process and transferring data from an Excel file to it. In today’s example, a bot is to carry out a task within a process and transfer data to an external system.

The external system used here is „Odoo“, a comprehensive business software. As there is no suitable connector in the Bonita BPM system for calling this software, the bot logs into the system like a human and enters the data via the user interface.

As RPA system I use Microsoft Power Automate Desktop again. In a similar example developed some time ago, I had used the RPA system UI-Path. Since UI-Path provides a REST interface, I just called the bot via this interface. Unfortunately, it turned out that the free version of Power Automate Desktop does not have a suitable interface.

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BPMN in Action: Kommunikation mit einem externen System mittels RPA

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Im Folgenden stelle ich ein weiteres Beispiel für das Zusammenspiel von ausführbaren Prozessen und Robotic-Process-Automation (RPA) vor. Im letzten Post ging es darum, dass ein RPA-Bot einen Prozess startet und ihm Daten aus einer Excel-Datei übergibt. Im heutigen Beispiel soll ein Bot einen Arbeitsschritt innerhalb eines Prozesses durchführen und dabei Daten an ein externes System übermitteln.

Da es im BPM-System Bonita keinen geeigneten Konnektor für den Aufruf der verwendeten Unternehmenssoftware „Odoo“ gibt, loggt sich der Bot wie ein Mensch in das System ein und trägt die Daten in der Benutzungsoberfläche ein.

Als RPA-System nutze ich wieder Microsoft Power Automate Desktop. Bei einem ähnlichen Beispiel, das ich vor längerer Zeit entwickelt hatte, hatte ich den Bot einfach über die REST-Schnittstelle des damals verwendeten RPA-Systems UI-Path aufgerufen. Leider hat sich herausgestellt, dass die kostenlose Version von Power Automate Desktop über keine geeignete Schnittstelle verfügt.

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BPMN in Action: An RPA Bot Starts a Process

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I created this example of a connection between an executable BPMN process and RPA (Robotic Process Automation) some time ago. As described in this blog post, I had connected the BPM system „Bonita“ with the RPA system „UIPath“. Over time, new versions have been released and my examples no longer work with the current UIPath version. Since the handling of UIPath is a bit cumbersome if you only want to implement one or two mini-examples, I have now used the free version of Microsoft Power Automate instead. This makes it quite easy to create simple automations that should only run on your own desktop. There are some restrictions in the free version, but these are not problematic for the example presented here.

In the scenario under consideration, orders that are provided in the form of Excel files are to be handled by an executable process. To do this, it is necessary to transfer the data from the Excel file into the process. Without RPA, the data would have to be entered manually. This task is now performed by the bot. It reads the Excel file, converts the data into a suitable structure, logs into the BPMS, starts the order handling process and hands over the order data.

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BPMN in Action: Ein RPA-Bot startet einen Prozess

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Dieses Beispiel einer Verbindung eines ausführbaren BPMN-Prozesses mit RPA (Robotic-Process-Automation) hatte ich vor längerer Zeit schon einmal erstellt. Wie in diesem Blogbeitrag beschrieben, hatte ich das BPM-System „Bonita“ mit dem RPA-System „UIPath“ verbunden. Im Laufe der Zeit sind neue Versionen erschienen und mittlerweile funktionieren meine Beispiele nicht mehr mit der aktuellen UIPath-Version. Da das Handling von UIPath etwas umständlich ist, wenn man nur ein oder zwei Mini-Beispiele umsetzen möchte, habe ich stattdessen nun die kostenlose Version von Microsoft Power Automate verwendet. Damit ist es recht leicht möglich, einfache Automatisierungen zu erstellen, die nur auf dem eigenen Desktop laufen sollen. In der kostenlosen Version gibt es einige Einschränkungen, die für das hier vorgestellte Beispiel aber nicht problematisch sind.

In dem betrachteten Szenario sollen Aufträge, die in Form von Exceldateien vorliegen, in einem ausführbaren Prozess verarbeitet werden. Hierfür ist es erforderlich die Daten aus der Excel-Datei in den Prozess zu übernehmen. Ohne RPA müssten sie manuell erfasst werden. Diese Aufgabe wird nun von dem Bot übernommen. Er liest die Excel-Datei ein, wandelt die Daten in eine geeignete Struktur um, loggt sich in das BPMS ein, startet dort den Auftragsverarbeitungsprozess und übergibt ihm die Auftragsdaten.

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BPMS mit RPA verbinden – am Beispiel Bonita und UIPath

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Update 21.2.2024: Aufgrund einiger Änderungen in UIPath lässt sich dieses Beispiel in der aktuellen Version nicht mehr ausführen. Daher habe ich es mit einem anderen RPA-System, Microsoft Power Automate, neu erstellt. Dies ist in diesem Post beschrieben.

Robotic-Process-Automation (RPA) ist sehr beliebt um Routineaufgaben zu automatisieren. Andererseits eignet sich RPA nicht dazu, gesamte Ende-zu-Ende-Prozesse zu steuern. Dies ist die Stärke von Workflow- oder Business-Process-Management-Systemen (BPMS). Es liegt daher nahe, BPMS und RPA miteinander zu verbinden. Das BPMS kümmert sich um den Gesamtablauf. Bei den einzelnen Aufgaben innerhalb des Prozesses kann es sich entweder um Benutzer-Tasks oder um Systemaufrufe über Schnittstellen handeln – oder aber um Tasks, die von RPA-Bots ausgeführt werden.

In der Community Edition des BPMS Bonita stehen hierfür seit Kurzem Konnektoren zum RPA-System UIPath zur Verfügung. In UIPath kann man ebenfalls Konnektoren zu Bonita nutzen. Zum Testen habe ich einmal zwei kleine Beispiele erstellt:

  1. Im ersten Beispiel liegen Auftragsdaten in Form eines Excel-Sheets vor. Sie werden von einem RPA-Bot eingelesen, der anschließend einen Bonita-Prozess startet und diesem die Daten übergibt.
  2. Im zweiten Beispiel ruft ein Bonita-Prozess einen RPA-Bot auf, damit dieser einen aktuellen Wechselkurs aus einer Webseite ausliest.

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Connecting BPMS with RPA – using Bonita and UIPath

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Update 21.02.2004: Due to some changes in UIPath, this example doesn’t run anymore on the current version. I have re-created the example using another RPA system (Microsoft Power Automate Desktop). See this post.

Robotic Process Automation (RPA) is very popular for automating routine tasks. However, RPA is not very good at controlling entire end-to-end-processes. This is the realm of Workflow or Business Process Management Systems. Therefore, it can be a good idea to connect BPMS with RPA. The BPMS manages the overall process flow. The different tasks in the process can either be user tasks or system calls via interfaces – or tasks that are performed by RPA bots.

The latest version of the BPMS Bonita (community edition) contains connectors to the RPA system UIPath. Vice versa, UIPath also provides connectors to Bonita. I have tested this integration using the following two examples:

  1. In the first example, order data are provided as Excel sheets. They are read by an RPA bot. Then the bot starts a Bonita process and hands over the order data.
  2. In the second example, a Bonita process calls an RPA bot in order to retrieve a currency exchange rate from a website.

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BARC analysiert den noch jungen RPA-Markt

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Die Analysten der Firma BARC haben den Markt für Robotic Process Automation (RPA) in Deutschland analysiert. Unter den zehn untersuchten Anbietern finden sich sowohl einige lokale Player als auch internationale Hersteller, die den hiesigen Markt adressieren. Bei den meisten handelt es sich um reine RPA-Spezialisten. Generalisierte Anbieter umfassender Softwareplattformen haben nur selten eigene RPA-Funktionalitäten im Portfolio. Häufig gehen sie Partnerschaften mit RPA-Spezialisten ein. Eine hohe Nachfrage führt zu einem starken Wachstums des noch jungen Markts.

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Paper zum Download: Jetzt kommen die Roboter und automatisieren die Prozesse

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Das Thema Prozessautomatisierung war in der Vergangenheit untrennbar verknüpft mit Workflow- oder Business Process Management-Systemen (BPMS). In jüngerer Zeit macht jedoch ein neuer Ansatz von sich reden: Robotic Process Automation (RPA). Anstelle umfangreicher Automatisierungsprozesse werden Software-Roboter installiert, die einfach die vorhandenen Benutzungsoberflächen verwenden und daher keine tiefergehende Integration benötigen. In Fallstudien wird von immensen Einsparungen … Weiterlesen